Ihmisten keskinäistä tiedon ja osaamisen käsittelyä kutsutaan yleensä sattumanvaraisesti joko siirtämiseksi tai jakamiseksi. Harvoin tullaan ajatelleeksi, että ne ovat kaksi erilaista toimintatapaa, joilla on erilaiset lopputulokset. 
 
Siirtämisessä lapioidaan tietoa paikasta toiseen

Siirtäminen on yksisuuntaista, yksinkertaisimmillaan mainospostin lähettämistä – sähköisenä tai paperilla. Siinä lähettäjä ei varmistele, tarvitsevatko vastaanottajat hänen postiaan tai sattuvatko he lukemaan sitä.

Siirtäminen toimii silloin, kun lähetetään eksplisiittistä faktaa eikä olla kiinnostuneita siitä, millaisia tulkintoja vastaanottajat siitä tekevät. Siirtämisellä saadaan levitettyä olemassa olevaa tietoa nopeasti ja usealle vastaanottajalle, mutta se ei anna mahdollisuuksia lähettäjien ja vastaanottajien yhteiseen tiedon kehittämiseen.

Jakamisessa voidaan luodaan uutta

Jakaminen on siirtämisen vastakohta. Siinä lähettäjä varmistaa, että vastaanottaja saa viestin, ymmärtää sen oikein ja pystyy käyttämään sitä johonkin. Jakamisessa keskustellaan kasvotusten ja siksi se vie enemmän aikaa kuin tiedon yksisuuntainen siirtäminen.

Kun siirtäminen sopii tietojen lähettelyyn, niin jakamisessa käsitellään osaamista. Koska osaamiseen liittyy kokemusta, se on yksilöllistä ja ihmiset voivat liittää samaan osaamiseen erilaisia käytäntöjä ja käsityksiä.

Jakamisessa selvitetään, millaista osaamista tilanteeseen osallistuvilla henkilöillä on ja miten tilanne heidän yhteisellä osaamisellaan parhaiten hoidetaan. Jakamiseen on siis sisäänrakennettu mahdollisuus osaamisen kehittämiseen: jos meillä ei ole sopivaa osaamista, se täytyy hankkia. Keskustelemalla saavutetaan (toivottavasti) yhteisymmärrys tilanteessa tarvittavasta osaamisesta ja sen tuottamisesta.

Kumman ottaisi?

Organisaatioissa tarvitaan ilman muuta sekä siirtämistä että jakamista, ja suurissa linjanvedoissa niiden välisen valinnan tulisi olla johdon päätös. Päätöksiä on kuitenkin vaikeaa tehdä ilman yhteisiä, vakiintuneita käsitteitä. Jos tiedon ja osaamisen siirtämisestä ja jakamisesta puhuttaisiin johdonmukaisesti kahtena erilaisena toimintona, se helpottaisi ja täsmentäisi sekä keskustelua että  päätöksentekoa.